最初は企画[6]－取材、執筆の分担まで決め、工程表に盛るのがミソ－

　PTA新聞の広報委員と新聞記者はどっちが楽か。「そりゃあ新聞記者にきまってる」といった人がいます。その果たす役割から考えれば、私もこれに近い思いにとらわれています。新聞記者は取材して書くだけ。対する広報委員は、企画立案から取材、執筆、紙面のレイアウト・編集、校閲まですべてを担当するのですから、そりゃあ大変です。
 
　だから、なのですが、何人かいらっしゃる広報委員さんで必要な仕事をきっちり分担し、新聞の配布日を遅らせない作業シフトを敷かなければなりません。そのためにも、みんなが共有できる「製作工程表」を作ったら、と提案してみたいと思います。

　
　これは簡単です。まず縦軸に、企画会議から順に取材・執筆する記事企画の名前、レイアウト・編集、印刷屋さんへの入稿、校正、ゲラチェックの欄を並べます。縦軸には、担当者、日時、取材締め切り、原稿締め切り、入稿締め切り、校正締め切り、といった欄を設けてください。これに一つずつ丹念に書き込んでいくのです。例えば企画会議の項なら、担当者は全員、日時には開催日と場所もついでに記入します。校長先生への依頼原稿なら担当者欄に依頼者名、原稿締め切りの欄に受け取る期日を書くのです。他の項目も同じ。これさえあれば、だれもが「何をいつまでにする」を、一目瞭然で知ることができる。
 
　あとは取材スタート。勢いよく駆け出しましょう。